Cuando una persona contrata lo servicios de un agente aduanal, éste tiene la obligación de cumplir con el encargo conferido.
El cliente debe realizar el encargo al agente aduanal y adjuntar una carta de instrucciones, previo a cada operación solicitada. Aunque ambos documentos forman parte del despacho de las mercancías de comercio exterior, poseen objetivos diferentes.
La carta de instrucciones contiene la información detallada de la operación de importación o exportación requerida al agente aduanal. En esta carta el contribuyente detalla de forma clara y precisa toda la información de la mercancía requerida para realizar su despacho:
- Régimen a destinar.
- Valores.
- Manejo y consignación.
- Documentos anexos.
- Etc.
La ausencia de la carta encomienda no representa un incumplimiento de ninguna obligación.
Mientras que, el encargo conferido es el registro o cancelación electrónica del agente aduanal para actuar como consignatario o mandatario. El cual puede ser gestionado en el Portal del SAT, tanto por operación, como por periodos determinados, o indefinidamente.
Este trámite solo podrán efectuarlo quienes estén inscritos en el padrón de importadores. No siendo una obligación para operaciones de exportación. Cuando sean importaciones que no requieran estar inscrito en el padrón, deberá entregarse en físico formato requerido al agente aduanal.
Sin el encargo conferido el agente aduanal no podrá hacer pedimentos a nombre del importador que lo contrate. Ya que, al mandar el pedimento al pre validador y este, a su vez, al SAAI para su validación, no habrá acuse electrónico de aceptación. Y, por lo tanto, no se podrá continuar con la operación.
Es recomendable conservar copia del acuse de recibo, tanto de la carta de instrucciones como del trámite del encargo conferido. Esto, en caso de necesitar realizar cualquier aclaratoria posterior ante las autoridades pertinentes.